Datenschutzerklärung App.
Dein Bildungsträger hat eine Rahmenvereinbarung mit soulx abgeschlossen. Als registrierte/r Nutzer/in Deines Bildungsträgers, kannst Du unsere Angebote in der App, einschließlich der Teilnahme an Selbsttests, Journal, Meditationen und Übungen zu ausgewählten Themen nutzen. Dabei ist uns auch der Schutz und die gesetzeskonforme Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Deiner personenbezogenen Daten sehr wichtig. Damit Du Dich bei der Nutzung unseres App-Angebots sicher fühlst, möchten wir mit folgenden Datenschutzhinweisen für Transparenz über Art und Umfang der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten durch soulx sorgen und Dich natürlich auch über Deine diesbezüglichen Rechte informieren.
1. Verantwortlichkeit
Verantwortlich gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Datenverarbeitung bei der Nutzung von soulx ist die soulmates GmbH, Stahltwiete 20, 22761 Hamburg, Tel.: +49 40 524 717 670, E-Mail: hello@soulx.care, Website: www.soulx.care. Unser Datenschutzbeauftragter ist Dr. Volker Wodianka LL.M. c/o Wodianka privacy legal GmbH, Dockenhudener Straße 12a, 22587 Hamburg. Du kannst ihn bei datenschutzrechtlichen Fragen oder auch hinsichtlich Deiner Rechte unter der o.g. Anschrift oder per E-Mail unter datenschutz@soulx.care erreichen.
2. Datenerhebung beim Herunterladen und Installieren der App
Unsere App kannst Du aus einem App-Store (zum Beispiel Google Play, Apple App Store) herunterladen und installieren. Hierzu findest Du auch ein Plugin auf unserer Website, welches Dich direkt zu dem App-Store weiterleitet. Beim Herunterladen und Installieren der App werden Informationen an den jeweiligen App-Store übertragen, in der Regel Dein Nutzername, Deine E-Mail-Adresse, die Kundennummer Deines Accounts, der Zeitpunkt des Downloads, Zahlungsinformationen und Deine individuelle Gerätekennziffer. Auf diese Datenerhebung haben wir keinen Einfluss und sind nicht dafür verantwortlich. Weitere Informationen zu den Datenschutzbestimmungen der einzelnen App-Stores findest Du in den jeweiligen Datenschutzerklärungen. Wir verarbeiten diese vom App-Store bereitgestellten Daten nur, soweit dies für das Herunterladen und die Installation der App auf Deinem mobilen Endgerät (zum Beispiel Smartphone, Tablet) notwendig ist. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses von soulx an einer effizienten und sicheren Zurverfügungstellung des App-Angebots gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO. Darüber hinaus werden diese Daten nicht weiter gespeichert.
3. Berechtigungen von soulx
soulx benötigt für Android folgende Berechtigungen:
- INTERNET (Daten aus dem Internet abrufen/Zugriff auf alle Netzwerke)
- ACCESS_FINE_LOCATION (Genauer Standort): Damit kann die aktuelle Position auf der Karte angezeigt werden.
- WAKE_LOCK (Ruhezustand deaktivieren): Wird benötigt um eingehende Push-Benachrichtigungen zu verarbeiten und anzuzeigen.
- VIBRATE (Vibrationsalarm steuern): Wird für die Vibration bei Push-Benachrichtigungen benötigt.
- ACCESS_NETWORK_STATE (Netzwerkverbindungen abrufen)
- WRITE_EXTERNAL_STORAGE (Fotos/Medien/Dateien/USB-Speicherinhalte)
- RECEIVE_BOOT_COMPLETE (Beim Start ausführen)
Du wirst jeweils zur Zustimmung für diese Rechte aufgefordert, so dass Du hier jeweils direkt entscheiden und einwilligen kannst.
4. Anlegen eines Nutzerkontos
Um unsere App nutzen zu können, benötigst Du ein Nutzerkonto bei soulx. Wenn Du bei uns ein Nutzerkonto anlegst, bitten wir Dich, uns folgende Daten zur Verfügung zu stellen:
- Email-Adresse
- Vorname, Nachname
- selbst gewähltes Passwort
Wir verarbeiten die vorgenannten Daten zu folgenden Zwecken:
- Zur Verifizierung, ob Du aufgrund einer Rahmenvereinbarung zwischen uns und Deinem Arbeitgeber dazu berechtigt bist, das Angebot von soulx zu nutzen
- Zur Bestätigung Deiner Registrierung. Dies erfolgt per E-Mail mit Double-opt-in-Verfahren. Du erhältst nach Deiner Anmeldung an die hinterlegte E-Mail-Adresse eine E-Mail, in welcher wir Dich um Bestätigung Deiner Anmeldung bitten
- Zum Anlegen und Freischalten eines Nutzerkontos, damit Du Dich zukünftig mit Deinen Accountdaten in Dein Nutzerkonto einloggen kannst
Darüber hinaus werden bei jedem Einloggen technische Informationen über Dein Endgerät sowie Informationen über Deine Suchvorgänge gespeichert. Dies ermöglicht uns, das Angebot auf Dich und Deine Situation anzupassen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. b) und f) DSGVO.
5. Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung unseres Angebots
Für folgende Angebote ist die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten erforderlich. Dies umfasst teilweise auch Gesundheitsdaten. Hierfür holen wir Deine ausdrückliche Einwilligung bzw. die Deines Erziehungsberechtigten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) iVm. Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO ein. Du und Dein Erziehungsberechtigter könnt die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft mit einer E-Mail an support@soulx.care widerrufen.
a) Beantwortung eines Online-Fragebogens in der App
Nach Freischaltung Deines Nutzerkontos und Deiner ersten Anmeldung bitten wir Dich, in einem Online-Fragebogen Fragen zu Deiner Person zu beantworten. Folgende Daten von Dir werden in diesem Zusammenhang verarbeitet: Geschlecht, Altersgruppe, mentale Auffassung der letzten Tage, Gesundheitsfragebogen, Stress-Level, arbeitsbezogener Stress (optional), Erfahrung mit belastenden Situationen, Themen für die Du Dich im Zusammenhang mit mentaler Gesundheit interessierst etc.. Pflichtfelder sind im Fragebogen als solche gekennzeichnet. Die Angabe von Informationen, die nicht als Pflichtfelder gekennzeichnet sind, ist freiwillig.
Wir verarbeiten und werten diese Daten aus, um Dir die zu Deinen Angaben und Deiner mentalen Herausforderung am besten passenden Formate und Inhalte aus unserem Angebot vorzuschlagen. Zu dem vorgenannten Zweck werden Deine Antworten aus dem Fragebogen auch mit psychologischen Experten geteilt, damit diese sich für die Sessions, an denen Du teilnimmst, optimal vorbereiten können. Wir verarbeiten die Antworten aus dem Online-Fragebogen darüber hinaus, um Dir in einem persönlichen Nutzer-Dashboard einen visualisierten Überblick über Dein mentales Wohlbefinden zur Verfügung stellen zu können.
b) Psychologische Befragungen und Auswertung des Nutzungsverhaltens/Aktivitäten in der App
An verschiedenen Stellen in unserer App führen wir psychologische Befragungen durch. Folgende Daten werden dabei verarbeitet: Belastungslevel in Bezug auf das Arbeitsleben, Gesundheitsfragebogen, generelles Wohlbefinden in den letzten zwei Wochen, Stress-Level/Burnout. Mit Deiner Einwilligung analysieren wir ferner Dein Nutzungsverhalten in der App, also wie Du mit der soulx App interagierst und welche Angebote Du in welchem Umfang in Anspruch nimmst. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht.
Wir verarbeiten und werten diese Daten aus, um Dir die zu Deinen Angaben und Deiner mentalen Herausforderung am besten passenden Formate und Inhalte aus unserem Angebot vorzuschlagen. Zu dem vorgenannten Zweck werden Deine Antworten aus dem Fragebogen auch mit psychologischen Experten geteilt, damit diese sich für die Sessions, an denen Du teilnimmst, optimal vorbereiten können. Wir verarbeiten die Antworten aus dem Online-Fragebogen darüber hinaus, um Dir in einem persönlichen Nutzer-Dashboard einen visualisierten Überblick über Dein mentales Wohlbefinden zur Verfügung stellen zu können.
c) Feedback
Du hast im Rahmen der Nutzung der App die Möglichkeit, uns online Feedback zu Deinen Erfahrungen zu geben. Alternativ kannst Du uns auch jederzeit mit einer E-Mail an support@soulx.care Feedback geben und uns von Deinen Erfahrungen und etwaigen Verbesserungsvorschlägen berichten. Soweit Du von der Möglichkeit, uns Feedback zu geben Gebrauch machst, verarbeiten wir in diesem Zusammenhang die von Dir angegebenen Daten (Vor- und Nachname, Firmenname) zum Zwecke der kontinuierlichen Verbesserung unseres Angebots und unserer Leistungen. Die Teilnahme an Feedback-Fragebögen ist freiwillig und erfolgt auf Basis Deiner ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
d) Ankündigungen zu Produkten und Veranstaltungen / Empfehlungen per E-Mail zu weiteren Angeboten
Soweit Du entsprechend eingewilligt hast, informieren wir Dich per E-Mail über weitere Angebote von soulx. Rechtsgrundlage für die vorbeschriebene Verarbeitung ist Art. 6 Abs. lit. a DSGVO. Natürlich kannst Du jederzeit deine Einwilligung widerrufen, z.B. durch Klick auf den in jeder E-Mail bereitgestellten Abmelde-Link bzw. in Deinen Einstellungen in der App. Du kannst uns auch eine Nachricht an die im Impressum aufgeführten Kontaktdaten senden.
e) Kontaktaufnahme
Wenn Du uns per E-Mail oder Post kontaktierst, werden die von Dir mitgeteilten Daten von uns gespeichert, um Dein Anliegen zu bearbeiten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist (in der Regel vier Wochen nach vollständiger Erledigung Deines Anliegens), oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.
f) Anonymisierung und Aggregieren von Registrierungs-/Check-in Daten und Kennwerten in einem Aktivitätsbericht für Ihren Arbeitgeber, Erstellung nicht-personenbezogener Statistiken
In anonymisierter und aggregierter (also zusammengefasster Form) erfassen wir nicht auf einzelne Personen bezogene Daten über die Nutzung des soulx-Angebots durch Endnutzer in Statistiken und werten diese aus. Ein Personenbezug ist hierbei ausgeschlossen. Ab einer Firmengröße von 50 Mitarbeitenden kann eine allgemeine, nicht personenbezogene Auswertung stattfinden. So kann z.B. auf die Gesamtanzahl der Registrierungen einer Firma für unser Angebot oder die Teilnahmerate an dem Angebot von soulx festgestellt werden. Wir fassen die vorgenannten Daten in aggregierten Reportings/Übersichten (monatliche Übersicht, Übersicht seit Vertragsbeginn zwischen soulx und Deinem Arbeitgeber, Aufschlüsselung für längere Zeiträume) und Diagrammen zusammen bzw. visualisieren diese in einem elektronischen Format und stellen Deinem Arbeitgeber diese Reportings zur Verfügung, indem wir hierzu auf elektronischem Wege Zugriff gewähren. Ein Rückschluss auf Deine Person bzw. eine Re-Identifikation wird durch die Anonymisierung und das Aggregieren ausgeschlossen.
Rechtsgrundlage für die vorgeschriebene Verarbeitung in Form der Anonymisierung und das Aggregieren in Statistiken ist unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, unsere Angebote im Sinne unserer Mitglieder und Kunden auszubauen und Trends in der Nutzung unserer Angebote über alle Nutzer hinweg zu erkennen bzw. das berechtigte Interesse Deines Arbeitgebers nachzuvollziehen, ob sich seine Investitionen rentieren und möglicherweise zu einer verbesserten mentalen Gesundheit aller Mitarbeiter im Unternehmen beitragen können. Deine berechtigten Interessen werden durch die Anonymisierung/das Aggregieren berücksichtigt.
6. Push-Services
Du kannst während der Installation der App entscheiden, ob Du sog. Push-Services nutzen willst. Push-Services sind Kurzmitteilungen, die mit Einwilligung des Nutzers auf dessen Display vom Betriebssystemhersteller angezeigt werden und mit denen er aktiv informiert wird. Im Fall der Nutzung der Push-Services wird ein Device-Token von Apple oder eine Registration-ID von Google zugeteilt. Zweck deren Verwendung durch uns ist allein die Erbringung der Push-Services. Es handelt sich hierbei nur um verschlüsselte, anonymisierte Geräte-IDs. Ein Rückschluss auf den einzelnen Nutzer ist ausgeschlossen. Du kannst jederzeit in den Einstellungen eine Abmeldung der Push-Nachrichten vornehmen.
7. Eingebettete Funktionen
In unserer App findest Du Videoerklärungen, Audioinhalte, Texte sowie einmalige und wiederkehrende Inhalte. Das Nutzen dieser Funktionen basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO und ist Teil unseres Angebots.
8. Datenweitergabe an Dritte/Empfänger, Einsatz von Dienstleistern, Verarbeitung außerhalb der EU/dem EWR
Zur Abwicklung unseres Geschäftsverkehrs setzen wir externe in- und ausländische Dienstleister ein (z.B. für die Bereiche IT, Logistik, Telekommunikation, Vertrieb und Marketing), die ebenfalls Kenntnis von Deinen personenbezogenen Daten erlangen können. Wir haben mit diesen Anbietern Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen, die sicherstellen, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt.
Für die Ausnahmefälle, in denen personenbezogene Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übertragen werden, also in Drittländer, erfolgt dies unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Über die jeweiligen Einzelheiten der Weitergabe unterrichten wir Dich an den dafür relevanten Stellen.
Für sonstige Auftragsverarbeiter in Drittländern gilt folgendes: In diesen Drittländern existiert meist kein mit der EU/dem EWR vergleichbares Schutzniveau für die Datensicherheit. Um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten, schließen wir mit diesen Dienstleistern die sog. EU-Standardvertragsklauseln ab, nach der sich der entsprechende Dienstleister verpflichtet, von der EU-Kommission festgelegte Standards einzuhalten, um Deine personenbezogenen Daten zu schützen. Zudem wählen wir die Dienstleister auch danach aus, ob sie zusätzliche Garantien, wie z.B. erworbene Schutzzertifikate und/oder den Nachweis zusätzlicher und angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz Deiner personenbezogenen Daten (z.B. eine Verschlüsselung von Daten), bereitstellen.
Ferner und wo dies beim Einsatz externer Auftragsverarbeiter möglich und zweckmäßig ist, übermitteln wir an die Auftragsverarbeiter lediglich pseudonymisierte Daten (also keine Klardaten wie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse), indem wir jedem Nutzer eine sog. ID zuordnen, also eine zufällig generierte Zahlenfolge und lediglich diese ID zum Zwecke der Leistungserbringung gegenüber soulx übermitteln.
9. Speicherdauer und Löschung von Daten
Wir speichern Deine personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies zur Erbringung der von Dir gewünschten Leistung erforderlich ist, also in der Regel so lange wie ein Vertragsverhältnis mit Dir besteht und/oder Deine Einwilligung vorliegt.
Nach Fortfall des jeweiligen Verarbeitungszwecks bzw. im Falle der Beendigung/Kündigung des Vertragsverhältnisses oder nach erfolgtem Widerruf Deiner Einwilligung (z.B. für E-Mail-Werbung) werden die entsprechenden Daten von soulx gesperrt oder gelöscht, soweit eine weitere Speicherung nicht aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
Die im Zusammenhang mit Deinem Benutzerkonto stehenden Daten speichern wir so lange, wie Du über ein Benutzerkonto für das Angebot von soulx verfügst. Dein Benutzerkonto wird von uns sechs Monate nach Beendigung des Nutzungsverhältnis mit uns gelöscht.
10. Testaccounts
Im Rahmen der Bereitstellung unserer App bieten wir die Möglichkeit, einen Testaccount für einen Zeitraum von 14 Tagen zu nutzen. Dieser dient dazu, die Funktionen der App unverbindlich zu testen. Nach Ablauf des Testzeitraums werden alle mit dem Testaccount verbundenen Daten vollständig und unwiderruflich gelöscht. Die Verarbeitung der Daten im Zusammenhang mit dem Testaccount erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, da sie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, um den gewünschten Testzeitraum bereitzustellen.
11. Betroffenenrechte
Du hast hinsichtlich der Dich betreffenden personenbezogenen Daten uns gegenüber folgende Rechte:
- Du hast das Recht auf Auskunft über die von Dir gespeicherten Daten, die Verarbeitungszwecke und die Dauer der Speicherung. (Art. 15 DSGVO)
- Du hast das Recht auf Berichtigung Deiner Daten (Art. 16 DSGVO)
- Du das Recht auf Löschung Deiner Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht mehr notwendig sind, rechtswidrig verarbeitet werden oder Du Deine Einwilligung widerrufen hast (Art. 17 DSGVO)
- Du hast das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Du hast das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Du hast das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Für die Geltendmachung Deiner Rechte oder bei sonstigen datenschutzrechtlichen Anliegen kannst Du uns jederzeit über die in Ziffer 1 oben genannten und/oder die in unserem Impressum aufgeführten Kontaktwege kontaktieren. Du kannst Dich auch bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, wenn Du der Meinung bist, dass die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten durch soulx nicht der EU-Datenschutzgrundverordnung entspricht.
12. Aktualisierung der Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit an, wenn dies aufgrund von veränderten Datenverarbeitungen erforderlich ist. Bitte informiere Dich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung und auch über die Aktualität von Kontaktinformationen von Dritten.
Stand: Dezember 2024